La gestión de proyectos o Project Management se trata de la coordinación de procesos para la realización de tareas que plantean objetivos determinados, alcanzables y medibles dentro de una organización, desde su estudio hasta su conclusión.
Conseguir resultados es una tarea llena de retos; cada proyecto que se plantea está sujeto a distintas variables, por lo mismo, los desafíos que presenta cada uno son diferentes.
De acuerdo al estudio global “Insights and Trends: Current Portfolio, Programme, and Project Management Practices” de la firma de consultoría PwC, el 97% de las compañías cree que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial.
La gestión de proyectos en una empresa “tiene bastante importancia y relevancia, ya que a través de esta práctica puedes garantizar que la entrega de tu producto/servicio sea consistente y en tiempo. La ventaja que aporta es poder cumplir tiempos de promesa/entrega, entregar el proyecto con calidad y cuidar el costo, es decir que la ejecución del proyecto se mantenga con base en el presupuesto”, comenta para
AlquimiaPay Juanjo Cervantes, docente y catalizador de innovación en CEDIM, The School of Design, con sede en Monterrey, Nuevo León.
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¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
- Mejorar el flujo de trabajo de los equipos
- Buscar resultados
- Resolver problemas
- Facilitar tareas
- Estudiar procesos
- Agilizar metas
¿Es posible aplicar métodos de gestión de proyectos en las pequeñas y medianas empresas? “Sí es posible y también deseable, una empresa que incorpora esta práctica puede convertirse en su ventaja competitiva contra la competencia, al poder coordinar de manera orquestada los diferentes esfuerzos”, asegura Juanjo Cervantes.
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La gestión de proyectos tiene un ciclo de vida, cuenta con fases definidas para llegar a los resultados fijados de manera exitosa.
Las etapas son:
Inicio
Marca el comienzo de un proyecto, su preparación. En esta fase se determina su valor y factibilidad con base en el alcance del proyecto (objetivos); los recursos con los que se cuenta y el tiempo; se determina el presupuesto.
Es el momento preciso para valorar si el proyecto merece tiempo, dinero y esfuerzo.
Planificación para la gestión de los proyectos
Se determina el plan, los objetivos, los pasos a seguir, las metas, los KPI’s (Key Performance Indicators), los riesgos, los plazos, el presupuesto. Esta fase le dará claridad a todas las partes involucradas, conocerán con certeza sus responsabilidades individuales y grupales.
En esta etapa hay que definir la metodología que se utilizará en el proyecto:
- Agile
- Scrum
- Lean
- Kanban
En este punto, con respecto a cuál es la metodología más recomendable para la gestión de proyectos, el académico de CEDIM asegura que “depende del contexto o entorno en el que se desarrolle tu proyecto/quehacer. Si tu proyecto es ‘estable’, es decir, es un proceso predecible, con cambios eventuales, por ejemplo la construcción de una casa donde las etapas son siempre consistentes y se lidiará con ajustes ‘naturales’, la recomendación es utilizar administración de proyectos en cascada. Si el entorno de tu quehacer y proyecto es altamente cambiante en cuanto a requerimientos y necesidades tal vez un enfoque Agile es el mejor. Es decir, la metodología estará en función del entorno, complejidad, especialización de roles y tamaño de empresa.”
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Ejecución
Es la fase de desarrollo del proyecto. Se asignan los recursos. Aquí se empiezan a ver reflejados los entregables. Se comienzan a ver los avances, el progreso de las tareas, las prioridades, el cumplimiento de los plazos y objetivos.
Seguimiento/supervisión
Se monitorean las tareas dentro de los plazos establecidos. Si es necesario reajustar elementos, es el momento de hacerlo.
Cierre
Es la fase final del proyecto; se entrega el informe final. Incluso es el momento para hacer una reflexión con respecto al proceso para obtener aprendizajes y plantear mejoras para proyectos futuros.
Se deja constancia de lo que implicó el proyecto y si se cumplieron todos los objetivos.
Recomendaciones finales de AlquimiaPay:
- Es indispensable brindarle tiempo a las etapas de Inicio y Planificación, pues en gran medida, de ellas depende el éxito del proyecto.
- Dedicar tiempo a definir la metodología de gestión que usarán o la combinación de ellas es fundamental.
- Es necesario mantener comunicación permanente con los equipos de trabajo para resolver dudas, evitar confusiones y comprender roles de trabajo.
- Se debe colocar a un perfil adecuado para implementar y dar seguimiento a la gestión de proyectos, orientado a la coordinación de esfuerzos, altamente ordenado y estructurado, con habilidades de comunicación y liderazgo.
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