OPINIÓN / ALQUIMIAPAY *
Estamos en el último mes del año y ya es momento de pensar en el 2023; hacer planes, estrategias, análisis de costos, control de gastos, pues todo esto afecta directamente la rentabilidad de una empresa.
Es importante llevar a cabo acciones concretas para lograr los objetivos que se han trazado y construir una empresa sólida y próspera, además de identificar nuevas áreas de negocio para que siga creciendo. Lo primordial es tener claras las prioridades y el control de gastos debe ser una de ellas. Entender cómo afectan los gastos a la rentabilidad y funcionamiento de la empresa es vital.
Estas son 6 estrategias que puedes llevar a cabo para llevar un control de gastos de manera práctica y puntual:
Identifica los gastos
Vamos de lo más sencillo a lo más complejo. Una organización de gastos precisa y detallada te permitirá diseñar una metodología para que identifiques en qué gasta tu empresa, qué gastos son superfluos o innecesarios, qué rubros requieren mayor gasto o dónde se están aprovechando adecuadamente los recursos.
Hacer un listado de cada erogación de la compañía con fechas y montos (como sueldos, pago de servicios, materias primas, asesorías, suscripciones, publicidad, emergencias…) te llevará a construir una cultura de disciplina financiera muy benéfica para la salud de tu empresa.
Tener los documentos de gasto ordenados (notas, tickets, comprobantes) te permitirá hacer las deducciones a tiempo, en el año fiscal que corresponda. Identificar los gastos, maximiza los beneficios.
Categoriza los gastos
Esto es encasillarlos en una sección determinada. Cada empresa tiene sus propias necesidades, aun cuando estén en el mismo sector o industria, sus gastos son específicos y distintos. Sin embargo, en términos generales, los gastos pueden categorizarse en: fijos, variables, directos, indirectos e imprevistos.
Gastos fijos: son aquellos que no cambian, se mantienen constantes, ya sea que el negocio tenga o no ventas, como: materia prima, arrendamientos, pago de servicios (agua, luz, gas, teléfono), de operación (logística, mantenimiento), nóminas, impuestos, seguros, servicios bancarios (digitales o tradicionales), suministros, seguridad social, proveedores.
Gastos variables: son los que cambian de acuerdo a las actividades y objetivos cotidianos. Pueden ser gastos en publicidad, contratación de terceros (servicios profesionales, asesorías, gestorías), préstamos, insumos, comisiones/gratificaciones, viajes, entretenimiento, actualizaciones informáticas.
Gastos directos: están vinculados de manera directa al producto o servicio que se vende. Tienen que ver con las materias primas o materiales que se usan para su producción. Son básicos e indispensables.
Gastos indirectos: se dan en todo el proceso de producción, es decir, no se aplican al producto o servicio directamente. Son necesarios para garantizar la producción, pero no se derivan de ella, como gastos de administración, gestión o comercialización.
Gastos imprevistos: se refieren a los que se erogan cuando hay eventualidades que se deben atender de inmediato para no entorpecer la operación del negocio, como emergencias por incendios o inundaciones, reparaciones de mobiliario o insumos de oficina, aumento de suministros por una mayor demanda, descomposturas de maquinaria o equipos de oficina.
Tener claridad y precisión en el tipo de gastos que tiene la empresa es indispensable para su adecuado funcionamiento, además de que se tendrá claridad en cuáles son las salidas de dinero, los gastos que pueden resultar innecesarios, además de identificar a detalle cómo todos esos números repercuten en el costo del producto o servicio que se oferta.
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Planea presupuestos
Elaborar un presupuesto te permite calcular los ingresos y gastos de tu compañía. Se trata de hacer proyecciones en tiempos determinados. Lo puedes elaborar a corto, mediano y largo plazo; mensual, trimestral, semestral y anual, y al término de cada periodo podrás comparar las proyecciones vs. la realidad.
Tener claras las proyecciones financieras de cada área de la compañía será muy útil para tener una visión clara de las fortalezas y debilidades de los gastos.
Un buen presupuesto es clave para que puedas tomar las mejores decisiones para tu negocio y te servirá para invertir estratégicamente.
Un presupuesto de gastos sirve para:
Definir plazos
Prever escenarios
Planificar gastos
Coordinar operaciones
Establecer controles
Minimizar riesgos
Unificar objetivos
Fijar metas
Revisar estrategias
Optimiza los recursos para el control de gastos
La palabra ahorro es clave y concienciar a los colaboradores para que le den un uso óptimo a los recursos y eviten el derroche es parte de la cultura organizacional que se debe fomentar al interior de la compañía. Ellos mismos pueden aportar ideas para aumentar la eficiencia y productividad.
Fijar metas congruentes con los recursos con los que cuenta la empresa y encaminar los esfuerzos hacia ellos es fundamental para no desviarse en el camino y hacer gastos innecesarios.
Invierte en tecnología
Esto no solo agiliza los procesos, también contribuye a reducir costos y tiempos de ejecución. De acuerdo a un estudio de TNS Research, las organizaciones que invierten en tecnología crecen 60% más, en comparación con las que no lo hacen.
Para que en el 2023 tu empresa logre cumplir con las metas que se han fijado, AlquimiaPay te recomienda:
Automatiza los gastos. La plataforma digital de AlquimiaPay facilita las actividades de las áreas administrativas y contables de las empresas o negocios, pues les permite acceder a un sistema en línea seguro, ágil y confiable, en el que pueden realizar dispersiones, revisar sus cuentas, consultar saldos, realizar transacciones, generar referencias para cobrar a terceros.
Controla los gastos. Con las Tarjeta de Gasto Empresarial, diseñadas para pequeñas y medianas empresas, es posible administrar los gastos de operación: controlar los viáticos y gastos de representación; manejar la caja chica; pagos de gasolina; otorgar gratificaciones para los colaboradores y brindar apoyo de comedor o alimentos. Con la Tarjeta de Gasto Empresarial es posible saber cuánto y en dónde se gastan los recursos de la compañía.
Estudia el entorno económico
Estar al tanto de lo que sucede en el ámbito económico y financiero, no solo nacional sino internacional es vital para las empresas. Informarte sobre las noticias del sector al que pertenece tu empresa o negocio te dará una visión más amplia sobre lo que está sucediendo en el entorno y te dará ideas de hacia dónde se están moviendo las tendencias del mercado.
Conocer los datos de inflación, el tipo de cambio, la tasa de interés, la miscelánea fiscal, el comportamiento del consumo, las decisiones de la Reserva Federal de Estados Unidos, incluso eventos geopolíticos mundiales como los conflictos armados que afectan las cadenas de suministro (Ucrania-Rusia) o la trascendencia de una pandemia (COVID-19) son factores que influyen o condicionan las actividades de las empresas.
Es importante hacer un análisis de datos para comprender a fondo cómo se pueden conectar los indicadores económicos con las estrategias de venta de la empresa. Si la oferta-demanda no va aparejada con la dinámica de la economía, difícilmente las decisiones de la empresa irán en el rumbo acertado. Tener a la mano información y datos precisos y actualizados de los cambios que está experimentando el entorno económico en el que opera, es vital para elegir el rumbo adecuado y mejorar su competitividad en el mercado.
Por todo ello, tener un control de gastos definido te permitirá:
- Eficientar los gastos.
- Conocer el costo real de la actividad de tu empresa.
- Identificar y eliminar los gastos innecesarios.
- Tener finanzas sanas.
- Tomar decisiones basadas en datos y no en intuiciones.
- Identificar áreas de negocio para el crecimiento de tu empresa.
- Incrementar las posibilidades de éxito de la compañía.
*AlquimiaPay es una Fintech mexicana con diversos medios de pago para facilitar las operaciones financieras.
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