OPINIÓN / ALQUIMIA PAY *
Tener una “caja chica” controlada le representa varias ventajas a las empresas: tener gastos organizados, ahorro, control de gastos y rentabilidad de la empresa.
La caja chica se ha utilizado por décadas, tanto en empresas privadas como gubernamentales. Se trata de un fondo en efectivo que se usa para gastos menores, generalmente son desembolsos no planificados. Ese fondo de dinero debe ser fijo y debe ser restituido cada cierto tiempo.
Puede destinarse para gastos extraordinarios, cubrir imprevistos y son erogaciones que requieren ser justificadas, es decir, deben estar respaldadas por recibos o comprobantes de pago.
Lo ideal es que las empresas o las áreas donde se ocupe, fijen un monto determinado al mes, que dependerá del tamaño de la empresa, la cantidad de trabajadores que tenga y las actividades que desarrolle. Y debe ser inamovible o de lo contrario provocará un descontrol serio en el reporte de gastos de la empresa.
En general, se usa para:
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Desventajas de la caja chica
Desgraciadamente, muchas empresas llevan el control de su caja chica con métodos poco eficientes, que se traducen en un sinnúmero de fallas y en un descontrol de sus finanzas. Algunas de las desventajas que podemos encontrar son:
- No tener una política de gastos definida.
- Una administración deficiente.
- Falta de control en los recibos.
- Caer en la tentación de mezclar dinero personal con dinero de la empresa.
- Fugas de dinero.
- Meter gastos que ya están presupuestados en otras áreas, lo que implica un desfase en las finanzas corporativas.
- Poner como responsable del fondo a personal no capacitado en administración.
- Riesgo de sobrepasar su límite y no alcanzar a cubrir imprevistos reales.
- Errores humanos al llevar un control manual de los números.
- Ejercer pagos que no estén incluidos en las políticas de gasto.
- Reposición de fondos tardía.
- Que desaparezca el dinero (robo hormiga) por falta de ética del personal a cargo.
Como podemos ver las desventajas son demasiadas y ponen en riesgo los recursos monetarios de la compañía. Si bien tener una caja chica sirve para agilizar pagos menores y solventar imprevistos, por mínimo que sea el monto, siempre se puede mejorar la gestión de los recursos de una empresa.
Las cuentas manuales ya deberían ser cosa del pasado. Hoy en día existen soluciones financieras ágiles, confiables y seguras que permiten tener un control más eficiente y que ayudan a evitar todo tipo de papeleo, almacenamiento de carpetas o archivos que pueden dañarse, manipularse o perderse.
El boom de las Fintech ha revolucionado a las finanzas corporativas, gracias a la innovación tecnológica. AlquimiaPay, por ejemplo, se ha ocupado del diseño de productos que brindan soluciones financieras para las Pymes, como la Tarjeta de Débito de Gasto Empresarial, que permite la disposición de recursos y la gestión de pagos. Está pensada precisamente para minimizar todas las desventajas que abordamos anteriormente. Además de que cuenta con el respaldo internacional de VISA.
Las tecnologías financieras
El uso de las nuevas tecnologías financieras tiene grandes beneficios. Las empresas que dan ese salto hacia la automatización y la digitalización de los servicios financieros se vuelven más organizadas, más rentables y por lo tanto más competitivas.
Utilizar medios de pago eficientes, a través de una tarjeta de gastos, representa enormes ventajas para la administración de recursos. Por mencionar algunos:
- Se evita el uso de efectivo (con el riesgo que hoy en día conlleva).
- Se concentran los recursos monetarios en un solo medio de pago.
- Organización y disciplina financiera.
- Agilización de pagos.
- Acceso a una app o plataforma digital para hacer consultas de saldo y movimientos de forma inmediata.
- Certeza de en qué se gasta, quién lo gasta y dónde gasta.
- Finanzas sanas.
- Tener un registro puntual de movimientos para tomar mejores decisiones de gasto.
- Mayor rentabilidad de la empresa.
*AlquimiaPay es una Fintech mexicana con diversos medios de pago para facilitar las operaciones financieras.
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