OPINIÓN l PILI MEJÍA (*)
Hace algunos meses vi en Netflix un documental del fundador de Microsoft, Bill Gates, quien comentaba que tenía un cuadernito y a fin de mes revisaba cuánto dinero tenía para poder pagar a sus empleados. Y dije: “sí hasta Bill Gates se preocupa cada fin de mes para pagar la planilla, ¿por qué yo no?”. Eso me llevó a pensar en la importancia de los estados financieros.
Cuando uno tiene un negocio de servicios, los colaboradores en la planilla son su capital más importante a mantener y, además, es el generador de los ingresos.
Pero, ¿cómo hacer sostenible financieramente mi empresa, sin morir en el intento?
He recibido capacitaciones de temas financieros y uno de los mejores consejos es la generación de una cuenta que se auto debita de los ingresos mensuales del banco y se llama la cuenta de cesantías.
Allí, se guarda mes a mes un monto en quetzales que genera un mini-interés anual, pero que permite, cuando son las fechas de aguinaldo y bono 14, un monto que puede ser usado para los pagos a los colaboradores.
Planificar, planificar, planificar
Con el tiempo he aprendido que cuando más grande sea la pena, más grande debe ser la planificación, y si en términos financieros se refiere, sugiero a todo empresario realizar un presupuesto de ingresos, tener un número de ventas mensuales y un número de costos para ir midiendo mes a mes los resultados financieros.
Ser sostenible implica tener ahorros disponibles o buena reputación financiera para solicitar un préstamo bancario para cualquier emergencia.
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La sostenibilidad financiera implica contar con flujo de efectivo para poder manejar la empresa a largo plazo.
Para ello, es importante tener conocimiento de los recursos que una empresa necesita para ser sostenible a corto y largo plazo, básicamente son herramientas que reflejan la situación económica y patrimonial, para tener un panorama conciso y eficiente que permita la toma de decisiones financieras. Es decir, tener documentos que recopilen datos económicos para la administración del negocio.
Sin estados financieros no hay avance
Los estados financieros son un requisito legal para operar en un país y en cualquier momento poder hacerlos presentes ante el ente público si desea realizar una evaluación exhaustiva de la empresa.
También a nivel interno son de vital importancia, pues facilitan la toma de decisiones con una base de datos cuantitativos y así evaluar el crecimiento financiero.
Los estados financieros presentan indicadores de transparencia, por lo que también brindan una imagen hacia los clientes y proveedores de seguridad, y facilitan que posibles inversores encuentren atractivo el negocio por tener este tipo de documentos y encontrar solidez en las operaciones.
Los diferentes tipos de estados financieros
Hay diferentes tipos de estados financieros, por ejemplo, el balance general o de situación. Este da información detallada sobre activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Los activos son los bienes normalmente físicos y derechos de un negocio. Incluso, a los activos se les puede dar uso para realizar productos o servicios que también podrían venderse, como los vehículos, mobiliario, equipos, existencias de inventario, entre otros.
También se consideran activos los bienes intangibles, los cuales no son bienes físicos, pero mantienen un alto valor y están compuestos por marcas comerciales, patentes, entre otros.
La deuda también se contabiliza
Por otro lado, los pasivos son las deudas a terceros, como los préstamos y las obligaciones necesarias dentro de la empresa, por ejemplo: nóminas de los empleados, costos de limpieza, impuestos, alquiler del punto de venta, deudas a proveedores.
El patrimonio, también conocido como capital o patrimonio neto, compone el efectivo que le quedaría a la empresa si se vendieran todos los activos y adicionalmente, salde todo su pasivo. Lo que resta es la cifra que le pertenece a los accionistas o propietarios del negocio.
Por otro lado, está el estado de resultados es un informe que muestra los ingresos que el negocio obtuvo en un periodo concreto (anual, semestral, etc.), que señala los costos y los gastos asociados a la obtención de ingresos de un negocio. El resultado final muestra cuánto ganó o perdió en ese periodo de tiempo.
Movimientos de operación
Otro formato es el estado de cambios en el patrimonio neto. Éste refleja los movimientos de las partidas que componen el patrimonio de la empresa.
Incluye el estado de ingresos y gastos, así como las variaciones en los mismos que han causado socios o propietarios y los ajustes al patrimonio debido a los cambios de los criterios contables.
El valor de este informe es que se pueden analizar las causas y consecuencias de la estructura financiera en un periodo determinado logrando conocer su comportamiento y tomar medidas correctivas.
Finalmente, está el estado de flujos de efectivo. Éste registra las entradas y salidas de efectivo de una empresa mapeando lo disponible para operar y cumplir sus responsabilidades en gastos y compra de activos.
Así como los otros documentos muestran las ganancias obtenidas, el estado de flujos de efectivo informa si generó efectivo, analizando cada una de las actividades (operativas, de inversión y de financiación).
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Lo que no hay que olvidar
En conclusión, para mantener la sostenibilidad financiera de tu empresa sin morir en el intento, es de vital importancia hacer uso de todas las herramientas disponibles para tener un panorama cuantitativo de cada movimiento en el giro del negocio.
Esto te permitirá mantener un buen análisis crítico con la persona que esté a cargo de analizar dichos datos, logrando así tomar medidas correctivas en el menor tiempo posible y seguir operando, creciendo e innovando.
No obstante, debes tener en cuenta en qué etapa está tu negocio para identificar sus necesidades, oportunidades, debilidades y realizar un plan de acción en base a ello.
De lo contrario, el análisis de los estados financieros sería en vano y no estarían tomando la dirección más eficiente para operar en el negocio.
A raíz de tener un buen funcionamiento, análisis y plan interno del negocio debería reflejarse ese esfuerzo, estrategias y medidas tomadas.
Esto lo podrás conocer al tener una retroalimentación de tus clientes y su satisfacción con el producto o servicio que se les está brindando, así como saber cómo se sienten respecto al precio, cuál es su experiencia posterior a la compra, entre otros.
Si Bill Gates tenía su libreta de cuentas, porqué nosotros no tener nuestra herramienta financiera, adecuada a nuestro negocio.
(*) La autora es empresaria de Economía Naranja Agexport.
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