Coordinar y administrar edificios o centros de producción y las actividades que en ellos se realizan, permite ahorrar costos y establecer procesos de mejora continua, contribuyendo a una eficiencia operativa en la gestión de estas infraestructuras. Este es el objetivo que tiene el servicio de Facility Management (FM).
El modelo incluye las tareas, planificación y control de aspectos como el uso y manejo de espacios, auditorías de calidad, gestión de inmuebles, administración de propiedad, gestión y dirección de proyectos, sostenibilidad y eficiencia energética, consultoría estratégica y técnica optimizando la calidad y costos generales de las operaciones de servicios externalizados, demandados por las empresas.
El Facility Management puede elevar alrededor de un 30% la productividad de las compañías y los ahorros derivados pueden ser considerables. Su aplicación se realiza en cualquier tipo de sector: industrial, educación y ciencia, turismo, salud, transporte, banca y otros, realizándose a cualquier escala, desde asistencias muy básicas hasta gestiones fundamentales o con mayor complejidad.
Además de elevar la productividad, el FM incorpora prácticas sostenibles para crear un balance entre la gestión de los edificios y su papel como centro de convivencia humana, potenciando entornos sostenibles. Por ejemplo, alineado al Objetivo de Desarrollo Sostenible “Industria, Innovación e Infraestructura”, la industrialización inclusiva y sostenible, junto con la innovación y la infraestructura, pueden potenciar el desarrollo económico y competitivo que generen empleo e ingresos. Otro de los ODS que se alinea es “Acción por el clima”, ya que muchas empresas están transformando sus operaciones, o parte de ellas, para reducir su huella ambiental, mediante inversiones sostenibles. Finalmente, se necesita de una visión y objetivos compartidos entre el proveedor del servicio y el cliente, por eso el ODS “Alianzas para lograr los objetivos”.
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Tanto el administrador del inmueble como el proveedor, deben entender la necesidad empresarial y establecer estrategias que respondan a recursos financieros, humanos, activos fijos, y la información y conocimiento, con indicadores que se mantengan en constante revisión para realizar los ajustes correspondientes.
Mario Vargas, gerente general de Grupo EULEN Costa Rica, explica que “integrar soportes de facility services permite simplificar la comunicación, llevándola a un solo administrador que provee todos los servicios diseñados y dirigidos desde el Facility Management, logrando procesos eficientes y mejores resultados, así las organizaciones miden la productividad y costos de cada procedimiento que demande su operatividad”.
Además, el experto amplía que para asegurar la satisfacción del cliente se debe trabajar de la mano con la administración, para una visión conjunta de lo que se demanda y definir hasta donde opera el proveedor. “La planificación es esencial en la gestión de instalaciones, por eso las estrategias a largo plazo para el mantenimiento, actualización y mejora continua de los edificios, se planifican a través de sistemas de gestión de facility services”.
La evolución empresarial obliga a que los servicios de facility management, así como de facility services, sean mucho más profesionales, requieran mayor cantidad de reportes, mayor comunicación y coordinación, y más integración entre los actores del proceso. Tomando en cuenta el alcance, cada vez se usan más plataformas tecnológicas de manejo de actividades y de integración de software por lo que se quiere establecer un centro de operaciones.